Word文档基本常识

1.   Word基本知识

Word 2010是Office 2010中的核心成员之一，不仅具有文档的编辑和文档的排版等文

字处理功能，还具有强大的图文混排功能，从而实现了文档的图文并茂。

Word的主要功能有文字编辑、文字校对、格式编排、图文处理、表格绘制等功能。

(1)Word启动

l  启动“开始”菜单中“所有程序”下的“Microsoft Office- Microsoft Word2010”选项，以快捷方式的方法启动Word 2010程序。启动后即会显示Word 2010的工作窗口。

l  在桌面上创建一个Word 2010的快捷方式，双击该快捷方式也能启动Word 2010程序。

l  双击打开已有的Word文档，启动Word 2010的同时也打开了该文档。

（2）退出

l  单击Word 2010窗口上的“文件”/“退出”选项，可退出Word 2010。

l  双击Word 2010窗口标题栏最左侧的应用程序窗口标识，可退出Word 2010。

l  单击Word 2010窗口标题栏最右侧的“关闭”按钮，可退出Word 2010。

说明：在本书后续内容中，如无特殊说明，所述的Word即指Word 2010。

（3）Word工作窗口的基本构成元素

启动Word后，即打开了名为“文档1”的Word窗口，如图3-1所示。窗口中各组成部分及其作用如图3-1所示。

该窗口是页面视图方式。Word的视图是指文档窗口的显示方式，Word提供的视图方式很多，在文档窗口底端右侧有5个视图选择按钮。分别是页面视图、阅读版式、Web版式视图、大纲视图、草稿视图。其中页面视图是常用的文档视图方式，在页面视图方式编辑文档，能实现所见即所得的效果。

图3-1 Word 2010 的窗口组成

 

2.文档的基本操作

(1) 新建文档

新建文档的常用方法： 选择“文件”—“新建”命令，将会显示“新建文档”任务窗口，如图3-2所示，单击“可用模板”区的“空白文档”选项，或是 “样本模板”等其他的模板，单击右侧的“创建”按钮，或是直接双击该模板就能新建一个新文档。

图3-2 文档新建时窗口

(2) 打开文档

打开文档的常用方法：

l  选择“文件”/ “打开”命令，弹出 “打开”对话框窗口。找到并单击要打开的文档，再单击“打开”按钮，或直接双击要打开的文档。

l  单击“文件”选项卡，可以看到最近使用过的若干个文档名，选中并单击即可打开。

(3)保存文档

l  新文档保存时，单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮（或是单击“文件”/“保存”命令），弹出“另存为”对话框，在该对话框中先选择要保存的位置和“保存类型”，再输入文件名，单击“保存”按钮。其默认的文件扩展名为docx。

l  编辑过的文档保存时分两种情况，一种是在编辑状态单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮，完成同名保存文档。另一种是在编辑状态单击“文件”/“另存为”命令，然后弹出 “另存为”对话框，在该对话框中先选择要保存的位置和“保存类型”，再输入新的文件名，单击“保存”按钮，即完成新文件名的文档保存。

(3)关闭文档

选择“文件”/ “关闭”命令，可关闭当前文档窗口。如果当前文档在编辑后没有保存，关闭前将弹出提示框，询问是否保存对文档所做的修改，如图3-3所示。单击“保存”按钮，即保存文档后关闭该文档，不退出Word应用程序窗口；单击“不保存”按钮，不保存当前编辑的文档，就关闭该文档，也不退出Word应用程序窗口；单击“取消”按钮，就是不关闭该文档，继续编辑该文档。

图3-3 “关闭”对话框

 

3.文本编辑的基本操作

(1) 插入点的移动和定位

l  用鼠标快速定位：将鼠标移动到要插入的位置后再单击。

l  用键盘移动和定位；下面列出了常用快捷键。

Home：插入点移到当前行首    End:插入点移到当前行尾

Ctrl+Home：插入点移到文档开始Ctrl+End：插入点移到文档末尾

(2) 文本的选择

l  用鼠标选择文本：将光标移到要选择的字符左侧，按下鼠标左键,拖动鼠标至取后

l  一个字符释放鼠标。

l  用键盘选择文本：Shift加各种辅助键

(3)插入内容

l  插入文本：打开的文档默认是在插入状态下，从键盘输入的文本可直接插入。

l  插入磁盘文件：选择“插入”/“对象”命令，在弹出的“对象”对话框中单击“由文件创建”选项卡，选择要插入的文件并双击。

（4）删除

l  直接删除：用Backspace键删除光标前一个字符，用Del键删除光标后一个字符。

l  选择删除：选定要删除的内容，然后用下面方法之一删除。

按Del键或Backspace键，可以把选定的内容一次性全部删除。

按 Ctrl+X 键。

单击“开始”选项卡中“剪贴板”功能组中的“剪切”按钮。

(5)撤销操作

单击快速访问工具栏上的“撤销…”按钮或按Ctrl+Z键，可以撤销已经完成的操作。

 

4.剪贴、移动和复制操作

（1)复制

l  利用剪贴板复制：先选定复制内容，然后右击选定复制的内容，在弹出的快捷菜单中单击“复制”项（或按Ctrl+C键)，光标定位在插入位置，右击，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴选项”之一（或 按Ctrl+V键)。

l  用鼠标拖曳复制：先选定复制内容，按下Ctrl键，单击选定复制的内容并拖曳鼠标到需要复制的位置释放鼠标。

(2)移动

l  利用剪贴板移动：先选定移动内容，然后右击选定剪切的内容，在弹出的快捷菜单中单击“剪切”项（或按Ctrl+X键)，将光标定位在需要移动的位置后右击，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴选项”之—（或按Ctrl+V键)。

l  利用鼠标拖曳移动：先选定移动内容，单击选定移动的内容并拖曳鼠标到需要移动的位置释放鼠标。

 

5.定位、替换和查找操作

(1)查找

l  选择“开始”/“编辑”/“查找”命令，系统自动在文档窗口的左侧打开“导航”窗口，在该窗口中有个文本框，输入需要查找的内容，即可完成该文档的搜索。

l  选择“开始”/“编辑”/“替换”命令，弹出“查找和替换”对话框，如图3-4所示。单击“查找”选项卡标签，输入查找内容，然后单击“查找下一处”按钮，符合条件的字符串就在文档中反相显示。

图3-4 “查找和替换”对话框

(2) 替换

在图3-4所示的对话框中单击“替换”选项卡标签，.如图3-46所示。输入查找的内容和替换内容，然后单击“查找下一处”按钮，符合条件的字符串就在文档中反相显示，单击 “替换”或“全部替换”按钮，符合条件的字符串就被新内容替换。

(3)定位

在图3-4所示的对话框中单击“定位”选项卡标签，然后在对话框中进行定位设置。

 

6.插入符号的操作

插入常用的符号，可以选择“插入” / “符号”下拉列表，如图3-5所示，在其中选择所需要的符号，若没有需要的符号，可以再选择“其他符号”命令，弹出“符号”的对话框，如图3-6所示，选择所要的符号后，单击“插入”按钮。

 

图3-5 插入符号    

 

              

说明

这部分应提供与演示文稿相对应的讲义。

第二讲 Word文档格式的编辑、文档模板与样式的使用

1.字体和段落格式设置

(1)字符格式

设置字符格式的方法：

l  通过“开始”选项卡中“字体”功能区的快捷按钮。

l  通过单击“字体”功能区右下角的按钮（对话框启动器)，在弹出的“字体”对话框中设置字体。

l  通过选中需要设置字体的内容，右击选中处，在弹出快捷菜单中选择“字体”命令，即弹出“字体”对话框。

l  通过选中需要设置字体的内容，系统会自动弹出字体设置的浮动工具栏进行格式的设置。

若使用对话框设置字体，那么在“字体”对话框中有“字体”和“高级”两个选项卡，在“字体”选项卡中可设置字体、字形、字号、颜色，是否加下划线、着重号和效果 等。在“高级”选项卡中可以设置字符间距等。

(2)段落格式

段落是文档的基本组成单位。段落可由任意数量的文字、图形、对象（如公式、图表） 及其他内容所构成。每次按下Enter键时，就插入一个段落标记，表示一个段落的结束。

段落标记的作用是存放整个段落的格式。如果删除了一个段落标记，这个段落就会与下个段落合并，下一个段落格式也会消失，取而代之的是上一个段落的格式。

段落格式设置包括设置段落对齐方式、左右缩进、段落与段落的间距以及段落中各行

的间距等。当需对段落进行格式设置时，首先要选中该段落，或是部分段落，才可开始对此段落进行格式设置。

设置段落格式的方法：

l  通过“开始”选项卡中“段落”功能区的快捷按钮。

l  通过单击“段落”功能区右下角的按钮（对话框启动器)，在弹出的“段落”对话框中选择“缩进和间距”选项卡，然后在该对话框中设置段落。

l  通过选中需要设置格式的段落，右击选中处，在弹出快捷菜单中选择“段落”命令，即弹出“段落”对话框。

l  通过标尺来设置段落格式：

n  左端上沿的尖滑块调整文档段落的“首行缩进”。

n  左端下沿的尖滑块调整文档段落的“悬挂缩进”。

n  左端下沿的方滑块调整文档段落的“左缩进”。

n  右端下沿的尖滑块调整文档段落的“右缩进”。

在段落对话框中可以设置常见的左对齐、居中、右对齐、两端对齐、分散对齐，还可以设置左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进、行间距等。

    上述字体和段落格式的设置，还可以通过“格式刷”将格式应用到所选文字或段落中。先选中文字或是段落，单击“开始”/“剪贴板”功能区中的“格式刷”按钮，鼠标就变成了一个小刷子的形状，用这把刷子“刷”过的文字或段落的格式就变成和选中的文字或段落一样了。单击“格式刷”按钮只能刷一次，若想多刷几次，需要双击“格式刷”按钮，这样可以刷多次，不想再刷时，需要再单击“格式刷”按钮，以便退出格式刷功能。

(3)   首字下沉

选中需要首字下沉的段落，或是将插入点停在该段落，在“插入”选项卡中单击“文本”功能区的“首字下沉” 按钮，在下拉菜单中选定“首字下沉选项”项，在弹出的“首字下沉”对话框，根据需要单击不同的下沉形式并指定下沉的字体、字号后，单击“确定”按钮即可。

(4)   分栏排版

选定要分栏的内容，在“页面布局”选项卡中单击“页面设置”功能区的“分栏”按钮，在下拉菜单中选定“更多分栏...”项，在弹出的“分栏”对话框，根据需要选定栏数、栏宽、栏间距、分隔线及应用范围（所选文字或整篇文档）等选项后单击“确定” 按钮即可。

 

2.项目符号和编号

在段落前添加项目符号和编号可以使内容醒目。

选定要编号或添加项目符号的段落，在“开始”选项卡中的“段落”功能区中单击“项目符号”项、“编号”项或“多级列表”项，即可为选定的段落设置“项目符号”、“编号” 或“多级列表”。

设置了 “项目符号”、“编号”或“多级列表”的文档，在按下回车键后会自动产生顺序的“编号”、“多级列表”或“项目符号”，再按下回车键则取消该设置。

 

3.边框、底纹、页眉和页脚的添加

(1)边框和底纹

选定要附加边框的文字或段落，在“页面布局”选项卡中单击“页面背景”功能区的 “页面边框”项，弹出“边框和底纹”对话框。

选定要附加边框的文字或段落，选择“开始”/“段落”/“下框线”下拉列表，在其中选择“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框。

在弹出的“边框和底纹”对话框中“边框”选项卡可为选定的段落或文字添加边框。“底纹”选项卡可为选定的段落或文字添加底纹。“页面边框”选项卡可以为所选节或全部文档添加页面边框。

(2)页眉和页脚的添加

页眉和页脚分别是打印在一页顶部或底部的注释性文字或图形。

l  创建页眉和页脚：单击“插入”选项卡按钮，在“页眉和页脚”功能区单击“页眉” 按钮，在下拉菜单中选择需要的页眉样式并单击，功能区将会出现“页眉和页脚工具”的 “设计”选项卡，此时，文档编辑区内容变灰显示，光标自动定位在页眉区内，等待输入文字或图形内容。

l  编辑页眉和页脚：直接在页眉和页脚区输入内容，如文档标题等，还可以插入当前文档页码和日期等。在正文区双击鼠标或单击“关闭页眉和页脚”按钮，可以关闭页眉和页脚编辑状态。

l  设置页码

单击“插入”选项卡按钮，在“页眉和页脚”功能区单击“页码”按钮，在下拉菜单中选择“设置页码格式”，弹出的“页码格式”对话框。在对话框中设置页码编号格式和页码编号。在“页眉和页脚”功能区再次单击“页码”按钮，在下拉菜单中选择页码在页面中的位置，则页码就会按设定的要求添加到文档的每一页中。

l  删除页眉和页脚内容：双击页眉或页脚区域，即可在页面的顶部和底部打开页眉和页脚编辑区，选择内容，按Del键删除即可。

 

4.样式的建立与使用

所谓样式，就是系统或用户定义并保存的一系列排版格式，包括字体、段落的对齐方式、制表位和边距等。使用样式不仅可以轻松快捷地编排具有统一格式的段落，而且可以使文档格式严格保持一致。Word预定义了部分标准样式，如果用户有特殊要求，也可以根据自己的需要修改标准样式或重新定制样式。

 

5.模板的概念

模板是Word中采用dotx为扩展名的特殊文档，它由多个特定的样式组合而成，能为用户提供一种预先设置好的最终文档外观框架，也允许用户加入自己的信息。新建一个文档时，用户可选择系统提供的模板建立文档。用户也可自建新的模板。